Pazaryerinde satış büyürken en çok kafa karıştıran konu fatura tarafıdır: “Ben hangi faturayı kesmeliyim? e-Arşiv mi, e-Fatura mı? Ne zaman zorunlu oluyor?” Bu yazı, Trendyol / Hepsiburada / N11 satıcısı bir esnafın gözünden, sade bir çerçeve çiziyor.
Not: Aşağıdakiler genel bilgilendirmedir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın. Zorunluluk sınırları her yıl Gelir İdaresi tebliğleriyle güncellenir.
e-Arşiv ile e-Fatura aynı şey değil
İki kavram sık karıştırılır:
- e-Fatura, alıcının da e-Fatura mükellefi olduğu durumda, sistemden sisteme kesilen faturadır. Tarafların ikisi de GİB sisteminde kayıtlıdır.
- e-Arşiv Fatura, alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı (örneğin nihai tüketici) durumda kesilen elektronik faturadır. Pazaryerinde son kullanıcıya yapılan satışların çoğu bu gruba girer.
Pratikte: müşteriniz bir son tüketiciyse genelde e-Arşiv, kurumsal bir e-Fatura mükellefiyse e-Fatura kesersiniz. İyi bir sistem, alıcının mükellef olup olmadığını vergi numarasından sorgulayıp doğru türü kendisi seçer.
Zorunluluk ne zaman başlar?
e-Fatura/e-Arşiv’e geçiş, çoğunlukla yıllık ciro eşiğine bağlıdır. Eşik her yıl güncellenir; belirli bir cironun üzerine çıkan mükellefler ertesi yıl geçiş yapmak zorundadır. Ayrıca bazı sektörler ciroya bakılmaksızın kapsamdadır.
Pazaryeri satıcısı için kritik nokta şu: ciro hızlı büyür. Bir sezon iyi giderse eşik beklediğinizden önce aşılır. Bu yüzden faturalamayı en baştan elektronik kurgulamak, sonradan telaşla geçiş yapmaktan çok daha rahattır.
Sipariş geldiğinde fatura nasıl kesilir?
İdeal akış, faturanın siparişe otomatik bağlanmasıdır:
- Pazaryerinden sipariş düşer; ürün, adet ve tutar sisteme gelir.
- Sistem stoğu düşer ve siparişi hazırlığa alır.
- Kargo etiketi basılırken ya da sevk anında fatura tek tıkla kesilir.
- Fatura GİB’e entegratör üzerinden iletilir; numarası ve ETTN’si siparişe yazılır.
- Aynı kayıt muhasebeye otomatik yevmiye fişi olarak işlenir.
Bu akışın değeri, ay sonu telaşını ortadan kaldırmasıdır. Faturayı tek tek Excel’den kesmek yerine, her sipariş kapanırken faturası da kapanmış olur.
Nelere dikkat etmeli?
- Seri ve sıra tutarlılığı: Fatura numaraları boşluksuz, ardışık ilerlemeli. Sistem numara üretimini kilitleyerek aynı numaranın iki kez kullanılmasını engellemeli.
- KDV dahil/hariç netliği: Pazaryeri fiyatları çoğunlukla KDV dahildir; fatura ayrıştırması bunu doğru yapmalı.
- İade ve iptal: İade gelen siparişte iade faturası / gider pusulası akışı da hazır olmalı; satış kadar iade de elektroniğe bağlı kalmalı.
Özet
e-Fatura tarafını “sonra hallederim” diye ertelemek, ciro büyüyünce stres kaynağına döner. Sipariş–fatura–muhasebe zincirini baştan otomatik kurarsanız, zorunluluk eşiği geldiğinde sizin için değişen tek şey bir ayarı açmak olur.
Welkin, GİB onaylı entegratör üzerinden e-Fatura/e-Arşiv kapalı döngüsünü siparişe bağlar; faturayı siz değil, sistem keser.